С чего начать работу руководителем

Если вы начинающий руководитель, этот сайт для вас. В этой статье содержатся основные функции, которые вам нужно освоить. Проблемы психологии здесь.

1. Как стать хорошим руководителем? С чего начать?

Многие начинающие руководители испытывают страх и неуверенность перед новой должностью. Так как характер твоих должностных обязанностей теперь кардинально изменился, ты должен обеспечивать результат не собственными усилиями, а требовать его от подчинённых.

Подчинённые же, в свою очередь, в большинстве своём не спешат помогать новому начальнику, а как раз наоборот, демонстрируют деструктивное поведение, и откровенно вставляют палки в колёса. Мол и что ты сделаешь? Как ты заставишь нас работать? Причина стресса, неуверенности и страха, в отсутствие у начинающего руководителя, управленческих знаний и навыков.

Чтобы стать хорошим руководителем, тебе следует добиться чёткого понимания и практического освоения основных функций и инструментов руководителя. Дочитав эту статью до конца, ты также ознакомишься с основными способами управления людьми. Узнаешь, что такое власть, и откуда она берётся.

Если ты хочешь быстро стать эффективным управленцем, ты должны чётко отслеживать, при выполнении каких управленческих функций у тебя возникают проблемы. Зафиксируй для себя проблему.

Запиши и выясни, каких знаний, навыков и личных качеств тебе не хватает. И постепенно компенсируй пробелы в знаниях, отрабатывай навыки управления и прорабатывай качества характера. В процессе такого анализа ты очень быстро будешь нарабатывать опыт управленца, что непременно скажется на продвижении по карьерной лестнице и качестве жизни как в материальном, так и в эмоциональном плане.

2. Цели и задачи руководителя

Руководитель - это лицо, на которое юридически возложена задача управлять своим подразделением, это профессионал, который получает результат, управляя своими подчинёнными. От эффективности работы руководителей в первую очередь зависит конкурентоспособность и успешность компании, и как следствие качество жизни самих руководителей.

2.1. Цели:

1. Обеспечить нужную квалификацию и высокое качество работы персонала.

2. Обеспечить чёткость выполнения задач подчинёнными.

3. Обеспечить соблюдение сотрудниками правил и регламентов компании, в том числе не гласных.

4. Действовать в первую очередь в интересах компании, а потом уже сотрудников.

5. Сформировать правильное общественное мнение в коллективе, ориентированное на полную отдачу работе.

6. Избавиться от оппозиции в коллективе.

7. Обеспечить чёткую управляемость вверенного ему подразделения

2.2. Задачи:

1. Постановка целей для вверенного ему подразделения.

2. Управление подчинёнными.

3. Создание правил и регламентов для сотрудников.

4. Формирование позитивного общественного мнения, и правильного мышления, обеспечивающего оптимальное отношение сотрудников к своим обязанностям.

5. Анализ информации и выработка управленческих решений.

3. Ошибки начинающих руководителей

1. Если ты фокусируешься не на управлении, а делаешь работу за подчинённых, которые работают не в полную силу.

2. Если ты, не разобравшись в ситуации, начинаешь строить сотрудников где надо, и не надо.

3. Если ты слишком эмоционально вовлекаешься в ситуацию. Пытаешься всеми способами доказать, что ты здесь начальник.

4. Вносишь необдуманные изменения в работу своего подразделения.

5. Не берёшь на себя ответственность, за неудовлетворительные результаты работы, а возлагаешь её на других. Забываешь при этом, что именно ты отвечаешь за качество работы. А качество работы подчинённых, зависит в первую очередь от качества управления.

6. Стремишься выстроить хорошие отношения с подчинёнными, в ущерб работе.

7. Не используешь промежуточный и финишный контроль, что приводит к невыполнению заданий.

8. Не используешь поддержку и не советуешься со своим шефом

4. Что нужно знать начинающему руководителю - основные управленческие функции:

• Планирование деятельности своего отдела;

• Постановка задач подчинённым - делегирование

• Контроль

• Наказание сотрудников

4.1. Планирование деятельности подчинённых

Управленческое планирование одна из ключевых функций руководителя.

Планирование - это определение последовательности действий сотрудников для достижения определённой цели, максимально эффективным способом. Распределение общей задачи на подзадачи.

При планировании нужно учесть:

• Обеспеченность ресурсами.

• Квалификацию сотрудников.

• Рассчитать время на выполнение подзадач плана.

• В конечном итоге план должен вылиться в график выполнения работ, с привязкой к временной шкале.

4.1.1. Выгода от использования в работе планирования:

• Уменьшение стресса для руководителя.

• Отсутствие авралов и цейтнотов.

• Спокойная деятельность руководителя без спешки, устранение хаоса и нехватки времени.

• Увеличение общей эффективности работы подразделения.

4.1.2. Советы руководителю по планированию работы подчинённых:

• Не считай час, потраченный на планирование, зря потраченным временем, планирование — это одна из базовых функций управления.

• Не ищи оправданий, чтобы не планировать работу. Время, потраченное на планирование, окупится с лихвой.

• Контролируй промежуточные этапы исполнения плана, обеспечь обратную связь от подчинённых, тогда в случаях отступления от плана, ты сможешь вовремя выправить ситуацию без необратимых последствий.

4.2. Постановка задач подчинённым - делегирование

Определение:

Делегирование - это процесс передачи задач подчинённым. При постановке задачи ты должен учесть, её сложность, опыт и профессиональные качества сотрудника. При необходимости "разжевать" задачу, и добиться, чтобы сотрудник понял её. "Разжёвывание" задачи можно использовать как средство мотивации сотрудника, для её качественного решения.

4.2.1. Выгода от использования в работе делегирования:

• Резко возрастает объём выполняемых задач.

• Делегируя задачи и полномочия, ты высвобождаешь своё время для непосредственно управления.

4.2.2. Советы руководителю по делегированию задач подчинённым:

• Не выполняй работу сам, распределяй её между своими подчинёнными. Делая за них работу, ты уклоняешься от своей основной функции, управлять своим подразделением.

• Перед моментом делегирования тщательно структурируй план работы, выпиши задачи и исполнителей в блокнот, без тщательного анализа ты не сможешь качественно распределить задачи.

• Во время делегирования постарайтесь максимально детально представить план действий подчинённым, убедись, и с помощью обратной связи получи подтверждение того, что исполнители всё поняли правильно.

4.3. Управленческий контроль

Определение:

Управленческий контроль - это процесс наблюдения за работой сотрудников, с целью сопоставления их действий с намеченным планом.

4.3.1. Выгода руководителя при использовании контроля:

• Контроль промежуточных этапов работы позволяет руководителю быть спокойным за результат, повышает уверенность в своих силах.

• Контроль и страх наказания не позволяет подчинённым отступить от намеченного плана.

• Управленческий контроль укрепляет общую дисциплину, формирует у сотрудников более ответственное отношение к работе.

• Контроль можно использовать как метод принуждения, он должен производиться открыто, чтобы у сотрудника не возникло иллюзий, что работу можно выполнить некачественно и не в срок.

4.3.2. Советы руководителю при выполнении управленческого контроля:

• Используй не только финишный контроль, но и контроль промежуточных этапов плана. Это увеличивает эффективность работы.

• Не превращайте контроль в необоснованные придирки к сотрудникам, это может снизить их мотивацию.

4.4. Наказание подчинённых

Определение:

Наказание подчинённого - это причинение ему неприятных мер в ответ на нежелательное поведение.

Например, за:

• Нарушение правил и должностных инструкций.

• Неисполнение распоряжений непосредственного руководителя, касающихся рабочего процесса.

• Нарушение срока выполнения плана.

• Отсутствие обратной связи со стороны подчинённого. Например, сотрудник столкнулся с препятствием во время выполнения задачи, и не сообщил об этом своему боссу.

Наказание работников входит в прямые обязанности руководителя.(см. Как наказывать подчинённых)

4.4.1. Цель наказания подчинённого:

• Повышение исполнительной дисциплины.

• Изменение неправильного поведения подчинённых.

• Изменение их неправильного отношения к работе.

• Профилактика нежелательных поступков в организации.

4.4.2. Советы руководителю при наказании подчинённых:

• Во время наказания сотрудник должен понимать за что его наказывают.

• При выявлении нарушений не приступай к наказанию сразу, тщательно разберись в ситуации. Может получиться так, что сотрудник не виноват в произошедшем, и вы накажите его зря. Это однозначно снизит его лояльность к вам.

• Перед разговором с подчинённым приведи себя в ресурсное состояние, не вступай в бой с ходу, подготовь перечень вопросов, например: «Почему опоздал?»; «Почему не сообщил?»; «Почему не уложился в срок?» и т.п.

• Не читайте морали, это крайне неэффективно, вместо этого задавайте вопросы. Отвечая на вопросы, подчинённый должен сам прийти к осознанию неправильности своих действий.

• После процедуры наказания не "добивайте" подчинённого. Постарайтесь, чтобы отношения остались нормальными.

5. Менеджмент для начинающих — инструменты руководителя

Инструменты руководителя - это рычаги, методы и алгоритмы, использующиеся для воздействия на поведение и мышление своих подчинённых, с целью повышения производительности их труда.

5.1. Поощрения:

Материальные:

• Премия, за разовую работу.

• Повышение зарплаты при достижении определённых показателей.

• Повышение в должности.

Моральные:

• Публичное признание достоинств работника.

• Хорошие отношения с руководителем.

• Поддержка, советы и рекомендации руководителя для оптимального выполнения своих обязанностей.

• Устная похвала. Например:

-Молодец
-Хорошая работа
-Отлично
-И т.п.

Административные:

• Грамота.

• Доска почёта.

 

5.2. Наказания:

Материальные:

• Штрафы.

• Лишение премии.

Моральные:

• Заставить подчинённого писать объяснительную.

• Неприятная беседа с начальником. Вопросы:

-Почему опоздал?
-Почему нарушил сроки?

Административные:

• Замечание.

• Выговор.

• Увольнение.

В соответствии с трудовым законодательством работника можно уволить после двух административных наказаний, замечаний или выговоров. Статья: неоднократное нарушение трудовых обязанностей.

5.3. Контроль:

Промежуточный и финишный контроль, влияет на старательность подчинённых, и позволяет руководителю принять меры на раннем этапе, если работа делается некачественно или не в срок. В противном случае в конце срока выполнения задания, может получиться, что ситуация приняла необратимый характер.

5.4. Убеждения:

Убеждения - это руководящие принципы, на основе которых действует человек. Убеждения формируются на основе прошлого опыта, но их можно и внедрить в сознание подчинённого с помощью методов воспитания. Они направляют мысли и поведение человека. Как правило, для формирования убеждений нужно немало времени и разнообразных сведений.

Полезные убеждения позволяют дополнительно мотивировать сотрудника на качественное выполнение работы. В функции руководителя входит как инсталляция полезных убеждений для компании, так и нейтрализация вредных.

Пример вредных убеждений:

-Работа не волк, в лес не убежит...

-От работы кони дохнут...

Пример полезных убеждений:

-Терпение и труд всё перетрут…

-Работе – время, а потехе – час…

5.5. Власть руководителя:

Определение:

Власть — это возможность навязать свою волю, управлять или воздействовать на других людей, даже вопреки их сопротивлению.

Основа власти руководителя:

Основа власти руководителя, это вся система корпоративного управления, в которую входят:

1. Регламенты.

2. Должностные инструкции, в которых непосредственно прописано кто кому должен подчиняться.

3. Приказы и распоряжения, определяющие нормы руководства организацией.

4. Поддержка более вышестоящего руководства.

Источники власти руководителя:

1. Полномочия руководителя, прописанные в должностных регламентах:

Полномочия руководителя, это ограниченное право, использовать ресурсы компании и воздействовать на подчинённых. Должностные полномочия дают тебе власть, направлять усилия твоих подчинённых, для выполнения конкретных задач, касающихся работы компании. Полномочия руководителя исходят из его должностной инструкции, где чётко прописано:

• Что ты имеешь право управлять своими подчинёнными. А они, в свою очередь, обязаны тебе подчиняться. В соответствии уже со своей должностной инструкцией.

• Ты уполномочен и обязан как поощрять, так и наказывать своих подчинённых.

Руководитель имеет полномочия формировать:

• Правила поведения в компании.

• Должностные инструкции для своих сотрудников.

• Распорядок дня работников.

• Графики выхода на работу.

• Графики отпусков.

• И т.п.

2. Имидж и качества личности руководителя:

Имидж и качества личности, должны быть самым главным козырем руководителя. Использование своих должностных полномочий, при условии положительного имиджа, приводит к добровольному подчинению.

1. Безэмоциональность. Умение не впадать в эмоции.

2. Справедливость. Поощрения и наказания должны быть заслуженными и адекватными поступкам. Иначе они теряют смысл, так как не будут влиять на старательность подчинённых.

3. Уверенность руководителя в себе. Например, если руководитель не уверен в себе, и при отдаче распоряжений промямлил что-то себе под нос, и ушёл шаркающей походкой, то вероятность, что задания будут выполнены качественно и в срок резко падает.

Если у вас проблемы с уверенностью в себе, низкая самооценка, это легко можно исправить, причём самостоятельно, без помощи психолога, принципы описаны в этой статье.

Уверенность руководителя в себе складывается из:

1. Манеры речи:

• Громкость голоса. Желательно, чтоб все слышали без напряжения.

• Дикция. Чёткое проговаривание слов.

• Тон голоса. Считается, что чем ниже голос, тем менее хочется оказывать сопротивление.

• Неторопливость, структурированность, логичность речи.

2. Поведения:

• Уверенная походка.

• Прямая осанка.

• Расправленные плечи.

• Открытые позы.

3 Внешнего вида:

-Дорогая одежда, статусные аксессуары, автомобиль, часы и т.п.

-Подтянутое телосложение, мышцы.

-Аккуратная причёска, чистые волосы.

4 Авторитет руководителя складывается из:

Авторитета специалиста:

• Большой объём знаний

• Большой опыт работы.

• Былые заслуги.

Авторитета личности:

• Возраст.

• Умение брать ответственность.

• Умение воодушевить коллектив

6. Советы молодому руководителю:

1. Если подчинённые тебя не слушаются, не замалчивай, зафиксируй для себя проблему. Срочно ищи решение, скорее всего, ты сам и виноват в этом. Ведь поведение твоих подчинённых, это в первую очередь реакция на твоё поведение.(см. Какими качествами должен обладать руководитель).

   Бывают конечно, неадекватные подчинённые, но опять же к тебе вопрос: "Почему ты до сих пор от такого не избавился?"

2. Трезво оценивай ситуацию, с какими проблемами ты сталкиваешься. Каких умений, навыков и личных качеств тебе не хватает. Как известно из психологии — постановка проблемы, или её формулировка, это уже половина её решения.

3. После того как ты выявил проблему, сформулировал её, ищи причины её возникновения. Совершенствуй личные качества, отрабатывай навыки своего поведения.(см. Как вести себя с подчинёнными).

   Целенаправленное и непрерывное саморазвитие — это главный двигатель твоей карьеры. Не забывай, что ты находишься в условиях конкуренции. Главное — хорошо понимать, что отказ от саморазвития, обрекает тебя не только на внутренний дискомфорт, но и на низкое качество жизни в материальном плане.

Александр Федотов

 

Список всех статей здесь >>>

 

Возможно, вам также будет интересно:

• Сотрудник хамит руководителю – что делать?
• Как управлять людьми – психология;
• Как контролировать сотрудников;
• Как делегировать задачи?
• Компетенции руководителя для эффективного управления.

 

 

 

Комментарии для сайта Cackle